Informations & Règlement – P & S 2024

Chers exposants,

1. La bourse Plastic & Steel est organisée par l'asbl IPMS Belgium. Elle est destinée aux professionnels, collectionneurs et amateurs de la maquette statique de toutes époques et objets s'y rapportant. La bourse se déroule dans le hall Waregem Expo, Zuiderlaan 26 à 8790 Waregem. Les emplacements sont disponibles dans un grand hall couvert, tous les stands se trouvent au rez-de-chaussée.

2. Le responsable de chaque stand est tenu d'informer tous les participants de son stand du présent règlement, sans exception.

3. Pour l'édition 2024, les réservations doivent se faire en ligne. Cette réservation est obligatoire afin de vous garantir votre emplacement. Votre compte doit être accepté pour des raisons de sécurité.

4. L'organisation se réserve le droit de refuser une réservation et d'exclure tout participant sans devoir en donner le motif. La vente, la consommation ou la livraison de nourriture et/ou de boissons par des tiers n'est pas autorisée. Les clubs et/ou particuliers qui veulent vendre des maquettes sur leur stand d'exposition sont obligés de demander et payer une table comme vendeur. Si vous n'utilisez pas une table complète une portion sera payable sur place samedi après-midi.

5. L'installation des stands est possible le vendredi 13 septembre de 14 à 19h et samedi 14 septembre entre 7h30 et 10 h. Le stand doit être prêt le samedi à 10 h. La vente de marchandises au public ne pourra débuter qu'à partir du samedi 14 septembre à 10h. Montage le dimanche de 9h à 10h. L'entrée/sortie du hall pour les exposants pendant les heures de montage/démontage se fait uniquement par la grande porte sur le côté gauche du bâtiment.

6. Deux possibilités pour réserver : soit des tables (longueur 1,80m), soit au mètre courant (sans tables, avec votre propre matériel de stand). Un parking gratuit est situé à côté du hall.

7. Pour des raisons de sécurité, les bracelets d'accès à la bourse sont obligatoires pour tous les exposants et leur(s) aidant(s). Ils vous seront remis à votre arrivée.

- 2 bracelets par stand de vente sont compris dans le prix.

- 4 bracelets par stand de club.

Des bracelets supplémentaires peuvent être demandés via e-mail ou en remplissant la réservation en ligne. Seules les personnes munies d'un bracelet auront accès au hall.

Pas de bracelet = pas d'accès. Les gens qui font les contrôles des bracelets sont des externes, ils ne peuvent donc pas vous reconnaitre.

8. La location des stands prend cours le samedi de 10 à 18h et le dimanche de 10 à 17h. Les exposants s'engagent à rester sur le site jusqu'au dimanche 17h.

9. La réservation ne sera effective qu'après l'acceptation du présent règlement et réception du paiement. Il n'est plus possible de payer sur place.

Une réservation peut éventuellement être remboursée mais uniquement pour une raison valable ; aucun remboursement ne sera possible après le 1 septembre.

Les participants, y compris les clubs, qui ne se présentent pas et n'ont pas prévenus avant le 1er septembre 2024, recevront une facture de 100 euros, pour rembourser les frais que nous avons engagés pour la location de tables, chaises, ..., dont 50 euros comme garantie de participation à la prochaine édition.

10. À votre arrivée, un responsable vous désignera votre emplacement. Assurez-vous que vous n'installez pas votre stand à un autre endroit que celui qui vous a été assigné. Veuillez rester à l'intérieur des marquages.

11. Les exposants sont tenus de respecter les règlementations belge et européenne en vigueur concernant la vente et en particulier la législation de la TVA. Chaque exposant doit être en règle avec les lois fiscales en vigueur en Belgique. L'organisation ne peut être rendue responsable du fait que lors d'un contrôle éventuel, les exposants ne soient administrativement pas en règle.

12. Les exposants peuvent s'inscrire pour un repas le samedi soir. Vous pouvez vous inscrire via le site.

13. Les exposants doivent garder leur emplacement propre. Il est interdit de laisser des sacs-poubelle ou autres déchets sur l'emplacement du stand après le démontage du dimanche soir.

14. Les véhicules ne sont pas admis dans le hall.

15. L'accès au hall en dehors des heures d'ouverture aux visiteurs (vendredi 14h à 19h, samedi 7h30 à 10h et dimanche 9h à 10h) est strictement réservé aux exposants munis de leur bracelet.

16. Les mineurs qui ne sont pas accompagnés d'un adulte ne seront pas admis à la bourse. Il est interdit de vendre des armes ou pièces d'armes, ainsi que des couteaux/dagues/baïonnettes.

17. L'organisation ne peut être rendue responsable pour la perte, le vol et/ou des dommages au matériel apporté sur les stands. L'organisation ne peut pas être rendue responsable d'accidents ou de dommages corporels pendant Plastic & Steel. Tout dommage causé par un participant ou un visiteur sera réparé aux frais de l'auteur.

18. Si en cas de force majeure, la bourse ne pouvait avoir lieu, les exposants déjà inscrits ne pourraient pas demander de dommages et intérêts.

19. Les organisateurs ne pourront être tenus pour responsables d'aucune contravention à la législation belge occasionnée par les exposants ou visiteurs.

20. Avec votre participation à notre expo, vous nous donnez implicitement la permission d'utiliser des photos de vos maquettes/pièces pour des flyers, affiches, Facebook, KIT magazine, …

Il est strictement interdit de fumer (y inclus les cigarettes électroniques) dans le hall Waregem Expo. Les issues de secours ne peuvent PAS être utilisées pour aller fumer à l'extérieur.