Informatie & Reglement – P & S 2024

Geachte standhouders,

1. De beurs Plastic & Steel wordt georganiseerd door de vzw IPMS Belgium. De beurs is bedoeld voor professionelen, verzamelaars en liefhebbers van plastiek modelbouw uit alle perioden en aanverwante zaken. De beurs bevindt zich in de gebouwen van Waregem Expo, Zuiderlaan 26 te 8790 Waregem. De plaatsen zijn ter beschikking in een grote overdekte hal, alle stands bevinden zich op het gelijkvloers.

2. De verantwoordelijke van elke stand is verplicht alle deelnemers aan zijn stand op de hoogte te brengen van dit reglement, zonder uitzondering.

3. Voor de editie 2024 kunt u alleen online reserveren. Deze reservatie is nodig om uw plaats te garanderen. Uw account dient eerst geaccepteerd te worden, dit om veiligheidsredenen.

4. De organisatie heeft het recht om een reservatie te weigeren of om een deelnemer uit te sluiten zonder de verplichting dit te motiveren. Verkoop, nuttigen of laten leveren van voedsel en/of dranken door derden is niet toegestaan. Clubs en/of particulieren die willen modellen verkopen op hun stand zullen hiervoor een tafel als verkoper moeten vragen en betalen. Eventueel kan ook een gedeelte van een tafel aangerekend worden ter plaatse op zaterdag.

5. Voor de standhouders is er de mogelijkheid om op te stellen vanaf vrijdag 13 september van 14u tot 19u en op zaterdag 14 september van 7u30 tot 10 u. Dit alleen om de stand op te bouwen. Het tentoonstellen en verkopen van goederen aan het publiek mag pas gebeuren vanaf zaterdag 14 september om 10u. Zondag opstellen is van 9 tot 10 uur. Toegang tot/verlaten van de hal voor standhouders is enkel via de grote poort aan de linker zijkant van het gebouw.

6. Twee mogelijkheden om te reserveren: met tafels (1,80m lang) of per meter (zonder tafels, met eigen standmateriaal). Een gratis parking is voorzien voor de zaal.

7. Omwille van veiligheidsredenen zijn toegangspolsbandjes voor de beurs verplicht voor alle standhouders en hun helpers. Ze worden U bezorgd bij aankomst.

- 2 polsbandjes per verkoopstand zijn inbegrepen in de prijs.

- 4 polsbandjes per clubstand zijn voorzien.

Extra gratis polsbandjes kunnen aangevraagd worden via mail of bij het invullen van de reservatie online. Alleen personen met een polsbandje hebben toegang tot de hal.

Geen polsbandje = geen toegang. De personen die de controle hierop doen zijn externen, verwacht dus niet dat je herkend wordt.

8. De huur van de standen begint zaterdag om 10u tot 18 u en zondag van 10u tot 17u. De standhouders verbinden er zich toe op hun stand te blijven tot zondag 17u.

9. De reservatie is pas definitief na aanvaarding van het huidige reglement en de betaling van de stand, betalen ter plaatse is niet meer mogelijk.

Er wordt alleen terugbetaling gedaan van de reservaties met een geldige reden; na 1 september is er geen terugbetaling meer mogelijk. Deelnemers, ook clubs, die niet komen opdagen en niet verwittigd hebben vóór 1 september 2024, zullen een factuur krijgen van 100 euro, dit om de kosten die wij gemaakt hebben voor huur tafels, stoelen, … te vergoeden, zijnde 50 euro en 50 euro als waarborg voor deelname aan volgende editie.

10. Bij het binnenkomen in de hal zal er iemand je stand aanduiden. Vergewis je ervan dat je de stand niet elders opbouwt dan op de plaats die je toegewezen is. Blijf eveneens binnen de markeringen.

11. De standhouders zijn verplicht de Belgische en Europese wetgevingen na te leven wat betreft de verkoop en in het bijzonder de BTW wetgeving te respecteren. Iedere exposant dient in orde te zijn met de Belgische fiscale wetgeving. De organisatie kan niet verantwoordelijk gesteld worden bij een eventuele controle waarbij de administratie van de standhouder niet in orde is.

12. De standhouders kunnen inschrijven voor een maaltijd op zaterdagavond. Deze inschrijvingen gebeuren via de website.

13. De standhouders dienen hun plaats zuiver te houden. 

14. Voertuigen worden niet toegelaten in de hal.

15. De toegang buiten de bezoekersuren (vrijdag 14 tot 19u, zaterdag 7u30 tot 10u en zondag 9 tot 10u) is alleen voor standhouders voorzien van een polsbandje en enkel langs de grote poort, linkerkant parking.

16. Minderjarigen niet vergezeld van een volwassene, worden niet toegelaten op de beurs. Het is verboden om wapens of wapenonderdelen, alsook messen/dolken/bajonetten te verkopen.

17. De organisatie is niet verantwoordelijk voor het verlies, diefstal, beschadiging van materieel meegebracht op de stand. De organisatie kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen of lichamelijk letsels gedurende Plastic & Steel. Alle schade berokkend door een deelnemer of bezoeker, zal vergoed worden door de veroorzaker.

18. Indien de beurs niet doorgaat, door geval van overmacht, kunnen de reeds ingeschreven standhouders geen schadevergoeding eisen.

19. De organisatie kan niet verantwoordelijk gehouden worden voor een schending van de Belgische wetgeving.

20. Door je deelname aan de beurs ga je akkoord dat we foto's van je model(len) eventueel kunnen gebruiken voor flyers, affiches, Facebook, KIT magazine, ... en voor toekomstige edities van P&S.

Het is strikt verboden te roken (ook elektronische sigaretten) in het gebouw en voor de ingangen. De nooduitgangen mogen NIET gebruikt worden om buiten te gaan roken.